Canon uniFLOW

Mit Canon uniFLOW steigern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Hierbei handelt es sich um eine innovative Lösung, mit der sie sämtliche Druck- bzw. Kopierprozesse steuern und verwalten können. Die modular aufgebaute Software ist für Druck- und Kopiervorgänge im Netzwerk konzipiert und hilft Ihnen, in Ihrem Betrieb die Druckkosten zu senken.

Die verschiedenen Server-Editionen lassen sich untereinander kombinieren und sorgen im Produktionsdruck bzw. bei Endlosdrucksystemen für eine vereinfachte Steuerung und Kostenabrechnung. Im Business-Bereich darf Canon uniFLOW daher nicht fehlen.

Inhaltsverzeichnis

1. Welche Vorteile bietet Ihnen Canon uniFLOW?
2. Welche Basisfunktionen bietet Ihnen uniFLOW?
3. Canon uniFLOW als Einstiegslösung

3.1. Druckaufträge lassen sich intelligent verwalten
3.2. Internet Watchdog für größere Anwenderkreise
3.3. Sichere und transparente Kostenabrechnung
3.4. Funktion des Canon uniFLOW Smartclient
3.5. Canon uniFlow und mobile Drucklösungen

4. Die Canon uniFLOW Systemanforderungen

4.1. Die Konfiguration von uniFLOW
4.2. Welche Drucker werden von uniFLOW unterstützt?

5. Fazit

1. Welche Vorteile bietet Ihnen Canon uniFLOW?

Mit der Software uniFLOW erhalten Sie eine übersichtliche Kostentransparenz. Hierbei werden nicht nur die Druck- und Kopierkosten erfasst, sondern auch gleich den entsprechenden Kostenstellen, den Abteilungen oder den Benutzern zugeordnet. Auf einen Blick können Sie feststellen, wo die meisten Druckkosten anfallen und können entsprechend reagieren. Vermeiden Sie unwirtschaftliche Drucksysteme und optimieren Sie die entsprechenden Arbeitsabläufe.

Durch Optimierung anstehender Druckaufträge lässt sich auch die Effizienz steigern. Canon uniFLOW hilft Ihnen die Durchlaufzeiten von hochvolumigen Druck-Jobs zu verkürzen. Aber auch der Informationsfluss zu jedem Druck- bzw. Kopierauftrag wird durch Anhängen von Hinweisen zur Ausgabe und Endverarbeitung transparenter.

Canon uniFLOW sorgt für eine gesteigerte Drucksicherheit von vertraulichen Dokumenten. Diese lassen sich beispielsweise nur nach einer persönlichen Identifizierung freigeben. Wenn Sie verschiedene Ausgabesysteme besitzen, können Sie die Auslastung des Gesamtsystems oder hochvolumiger Druckaufträge noch besser planen.

2. Welche Basisfunktionen bietet Ihnen uniFLOW?

In Unternehmen ist es häufig von Interesse, den Verbrauch und die Kosten von einzelnen Nutzern, Arbeitsgruppen oder Abteilungen seitengenau zu ermitteln. Mit uniFLOW können Sie detailliert verschiedene Auswertungen starten, die Ihnen anzeigen, wie Sie Ihre Produktionsressourcen besonders effektiv einsetzen. Setzen Sie Ihre unterschiedlichen Ausgabesysteme immer dort ein, wo sie am häufigsten benötigt werden. Herzstück von uniFLOW ist der sogenannte Output-Manager. Dieser besitzt folgende Funktionen:

Druckaufträge werden registriert und analysiert
Drucker, Benutzer oder Arbeitsgruppen können als Kostenstelle fest oder variabel zugeordnet werden
Sämtliche Verbrauchskosten von Kopier- und Druckaufträgen werden erfasst
Jederzeit kann das vorgegebene Kopier- oder Druckkostenbudget überwacht werden

Als Administrator profitieren Sie von einer webbasierten Konfiguration. Diese lässt sich genau auf die jeweilige Kostenstelle zuordnen. Dabei können Sie Preisprofile von den einzelnen Druckern, Benutzern und Arbeitsgruppen anlegen. Auf Wunsch können Statistiken für alle Bereiche abgerufen werden.

Interessant ist, dass Canon uniFLOW modular aufgebaut ist und über eine offene Architektur verfügt. Es lässt sich jederzeit in bestehende Systeme integrieren. Sowohl der Einsatzbereich als auch die Anpassungsfähigkeit werden in diesem Fall erweitert.

3. Canon uniFLOW als Einstiegslösung

In den meisten Büros sind an den Arbeitsplätzen Drucker zu finden, die direkt angesprochen werden können. Mitarbeiter drucken lieber auf einem solchen Drucker Ihre Dokumente aus, als diese über einen Zentraldrucker an einem ganz anderen Ort zu erstellen. In diesem Fall wird der Bürodrucker natürlich enorm belastet und führt automatisch auch zu höheren Druckkosten. Wie eine Studie von Canon herausgefunden hat, sind nur 9 % aller Druckaufträge länger als 10 Seiten. Dennoch sorgen diese kleineren Druckjobs für einen Seitenverbrauch von insgesamt 60 % aller Druckaufträge im Unternehmen. Das Ausdrucken auf lokalen Druckern ist daher sehr kostenintensiv.

Eine Lösung stellen die sogenannten Job-Router dar, die auch im uniFLOW-Einstiegsmodul zu finden sind. Mit hoher Anwenderfreundlichkeit und optimaler Kosteneffizienz werden über den Job-Router nach wie vor die kleineren Druckaufträge an den lokalen Drucker übermittelt, während die großen Druckjobs an multifunktionale Drucksysteme abgegeben werden. Diese Vorgehensweise erspart dem Unternehmen eine Menge an Druckkosten, wobei der einzelne Mitarbeiter aber nicht auf seinen praktischen Arbeitsplatzdrucker verzichten muss.

Der uniFLOW Job-Router verteilt die Druckaufträge auf die unterschiedlichsten Netzwerkdrucker unter Einbehaltung der größten Kosteneffizienz. Dabei kann der Administrator bestimmte Regeln vorgeben. Bei einigen Jobs spielt die Seitenanzahl eine Rolle, bei anderen dagegen die Entscheidung, ob in Schwarz-Weiß oder in Farbe gedruckt werdensoll.

3.1. Druckaufträge lassen sich intelligent verwalten

Mit der Canon uniFLOW Software werden unter anderem auch die Module Job Ticketing und Web Queue Management angeboten. Diese müssen bei der Canon uniFLOW Installation separat angegeben werden. Beim uniFLOW Job Ticketing können Sie als Anwender Ihre Dokumente mit speziellen Druckanweisungen ausstatten. Mit diesen Anweisungen werden die Dokumente beispielsweise an die eigene Hausdruckerei gesandt und lassen sich ohne weitere Nachbearbeitung oder Rückfragen kostengünstig auf einem Hochleistungsdrucker ausdrucken.

Mithilfe dem uniFLOW Web Queue Management Modul lassen sich zentrale Druckerwarteschlagen überwachen. Der Operator verteilt die einzelnen Druckaufträge auf die jeweiligen Drucksysteme und kann auf diese Weise die Ausgabe kostengünstig optimieren.

3.2. Internet Watchdog für größere Anwenderkreise

Die Canon uniFLOW Konfiguration ist so ausgerichtet, dass eine zentrale Verwaltung aller Drucker und Druckaufträge bevorzugt wird. Hierzu findet das bewährte uniFLOW Copy Shop-Modul Anwendung. Als Administrator können Sie einzelne PCs freischalten, sodass Druckaufträge über das Internet entgegengenommen werden können. Hierzu wird das Modul Internet Watchdog benötigt. Für eine gesicherte Datenübertragung benötigen Sie hierzu noch das Modul Internet Gateway.

3.3. Sichere und transparente Kostenabrechnung

Viele Business Drucker, wie zum Beispiel die Geräte der aktuellen Canon imageRunner-Reihe, unterstützen den uniFLOW-Service. Diese Systeme verfügen über eine Benutzeridentifizierung, sodass hiernach die Druckkosten über uniFLOW ausgewertet werden können. Die Sicherheit der Druckaufträge spielt dabei jedoch eine wichtige Rolle. Insbesondere nicht öffentliche Schreiben der Personalabteilung sollen auch weiterhin nach der Kostenerfassung für andere nicht zugänglich sein.

Mit dem Modul Canon uniFLOW Secure Print wird die Sicherheit dieser vertraulichen Dokumente gewahrt. Nach dem Abschicken des jeweiligen Druckauftrages verbleiben diese solange auf dem Druckserver, bis der berechtigte Anwender diese an seinem Drucker abruft. Hilfreich ist auch das uniFLOW MEAP-Modul. Hierin ist ein Login-Manager integriert, der eine Benutzeridentifizierung per PIN-Code oder über ein miniMIND-Kartensystem ermöglicht. Zur Dokumentenfreigabe müssen Sie folglich einen PIN-Code eingeben oder sich über eine Code-Karte identifizieren. Erst danach können Sie Ihre gewünschten Dokument aus der Druckerwarteschlange herausgeholt werden.

Wenn Sie die Canon imageRUNNER Laserdruckerserie verwenden, haben Sie noch weitere Benutzeridentifizierungen zur Auswahl. So können Sie über das Biometric-Modul auch einen Fingerabdruck auslesen lassen. Bei den Kartensystemen werden Chip-Karten und solche mit Magnetstreifen unterstützt.

3.4. Funktion des Canon uniFLOW Smartclient

Mithilfe des uniFLOW Smartclient können Druckaufträge lediglich auf lokal angeschlossene PCs und Drucker verarbeitet werden. Eine Speicherung in einen Cloud-Service ist hiermit nicht möglich. Sämtliche Druckdaten verbleiben innerhalb des lokalen Netzwerkes. Diese können auch nur dann ausgedruckt werden, wenn sich der jeweilige Benutzer an einem lokalen Rechner anmeldet.

3.5. Canon uniFlow und mobile Drucklösungen

Zu den bekannten mobilen Drucklösungen für Smartphone und Tablet gehört das von Apple bereitgestellte AirPrint. Apple stellt Ihnen diesbezüglich eine passende App zum Download bereit, mit dem Sie von Ihrem iPhone oder iPad direkt auf einen Canon-Drucker mit uniFLOW-Umgebung zugreifen können. Diese App unterstützt auch den Secure Print Service sowie den treiberlosen Druckservice für Macintosh-Rechner. Für Android-Endgeräte finden Sie eine Vielzahl an Apps, mit denen Sie ein Android-Endgerät oder ein Windows Phone in eine uniFLOW-Umgebung einbinden können.

4. Die Canon uniFLOW Systemanforderungen

Die Software unterstützt eine Vielzahl an Client-Betriebssystemen. Ab Version 5.3 werden alle aktuellen Windows-Betriebssysteme ab Version 7 unterstützt. Zu den Microsoft Small Business Servern gehören

Windows Server 2003,
Windows Server 2008,
Windows Server 2008 R2,
Windows Server 2012,
Windows Server 2012 R2 sowie
Windows Server 2016.

Für die uniFLOW Installation wird das Microsoft .NET Framework benötigt. Dabei werden die Versionen 3.5 mit Service Pack 1 und Version 4 unterstützt. Bei der Installation wird eine SQL Server 2008 R2 Express Edition Datenbank automatisch installiert. Diese ist für eine Speicherkapazität von 10 GB ausgelegt. Weitere Einzelheiten können Sie dem umfangreichen Canon uniFLOW Handbuch entnehmen.

Als Client-Rechner werden Modelle mit mindestens Dual-Core Prozessor mit 3 GHz und einem Arbeitsspeicher von 4 GB empfohlen. Ebenso sollte das System über eine 500 GB Festplatte verfügen. Idealerweise sollte uniFLOW jedoch unter dezidierter Serverhardware laufen.

Für Macintosh-Systeme wird als Betriebssystem wenigstens Mac-OS 10.4 oder höher empfohlen.

4.1. Die Konfiguration von uniFLOW

Nach dem Download der Software sollten Sie auf jeden Fall Ihren Virenscanner ausschalten. Dieser würde die Installation in die betreffenden Unterordner auf der Festplatte verhindern. Bei der Installation werden mehrere Verzeichnisse erstellt. Sie werden schrittweise durch den Installationsvorgang geführt.

Für den Serverbetrieb ist die Webserveranwendung Internetinformationsdienste erforderlich. Diese wird zusammen mit weiteren Modulen von Microsoft installiert. Im Handbuch wird eingehend erläutert, wie Sie bei der Windows-Server-Installation weiter vorgehen müssen. Hier erhalten Sie auch zahlreiche Hardcopys zur Verdeutlichung der Installationsschritte.

Findet eine Kommunikation über das Internet statt, verwendet uniFLOW automatisch die sichere HTTPS-Verbindung. Die Voreinstellungen für eine mögliche Windows Firewall werden ebenfalls automatisch übernommen. Beachten Sie bitte, dass die Interinformationsdienste im 32-Bit-Modus ausgeführt werden müssen, auch wenn es sich um ein 64-Bit-System handelt.

Für einen ersten Test reicht es aus, wenn Sie die Standardinstallation von uniFLOW wählen. Dabei werden uniFLOW und SQL 2008 R2 Express zusammen installiert. Während der Installation wird ein neuer Programmordner mit Namen uniFLOW erstellt. Darin sind später alle Module und Dienstprogramme zu finden. Für die weiteren Feineinstellungen sollten Sie auf das mitgelieferte Handbuch zurückgreifen.

4.2. Welche Drucker werden von uniFLOW unterstützt?

Natürlich werden in erster Linie die Modelle von Canon unterstützt. Darüber hinaus finden Sie aber auch noch Treiber für die Druckerhersteller

5. Fazit

Canon uniFLOW ist eine spezielle Anwendung für Business-Anwender, die über eine große Druckerflotte in ihrem Betrieb verfügen und die jeweiligen Druckaufträge effizient und kostengünstig verwalten müssen. Die jeweiligen Druckjobs können den einzelnen Druckern, Benutzern oder auch kompletten Abteilungen zugeordnet werden. Diese Software ist modular aufgebaut und kann entsprechend der firmeneigenen Bedürfnisse individuell erweitert werden.

Neben innovativen Netzwerklösungen beinhaltet uniFLOW auch Drucklösungen im lokalen Druckernetzwerk sowie für Zugriffe über das Internet. Mit Canon uniFLOW können Sie sämtliche Druck- und Kopieraufträge optimal steuern und sicher abrechnen. Mit uniFLOW Secure Print wird zugleich ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet.