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OCR Texterkennung - Viel Zeit sparen

Sie sollten nicht denken, dass ein Scanner rein zum Einscannen von Bildern und Fotos gedacht ist. Natürlich können auch Dokumente eingescannt werden, wobei eine Weiterverarbeitung durch die heutige Technik ohne Probleme möglich ist. Die Rede ist von einer Texterkennung. Das bedeutet, scannen Sie einen Text ein, wird dieser vom Scanner im Grunde wie ein Bild behandelt. Sie könnten somit den gesamten Text vergrößern, verkleinern oder verschieben. Die einzelnen Buchstaben und ähnliche Aspekte sind nicht zu ändern. Möchten Sie diesen Aspekt nutzen, muss eine OCR Texterkennung zum Einsatz kommen. Sie kann den Text erkennen und somit eine Bearbeitung möglich machen.

Inhalt

1. Was ist OCR Texterkennung?
2. Welche Vorteile bietet Ihnen OCR?
3. Wie geht die OCR Texterkennung vor?
3.1. Seiten einlesen
3.2. Seiten zerlegen
3.3. Zeichenerkennung
3.4. Text zusammenfügen
3.5. Text speichern
4. Ist OCR - Freeware die richtige Wahl?
4.1. FreeOCR – Einer der vielen Anbieter
4.2. FineReader OCR – Ein weiterer Anbieter
5. Wie wird eine OCR Software verwendet?
5.1. Schritt-für-Schritt-Anleitung: OCR Texterkennung verwenden
6. Das Fazit - OCR erleichtert die Arbeit
OCR Texterkennung - Dokumente digitalisieren

1. Was ist OCR Texterkennung?

OCR Texterkennung Nehmen wir einmal an, Sie möchten einen Zeitungsartikel, ein Dokument oder einen Vertrag digitalisieren. Sie könnten dies nun mit stundenlangen Abtippen und Korrekturen der Tippfehler durchführen, was nicht gerade die einfachste Art ist. Oder Sie wählen den Weg des Scanners und der OCR Texterkennung. Innerhalb von wenigen Minuten können Sie den gesamten Prozess abschließen, ohne dass Sie sich viel Mühe gemacht haben.

OCR steht für Optical Character Recognition, also der optischen Zeichenerkennung oder Texterkennung. Es ist eine Technologie, welche die Umwandlung unterschiedlicher Dokumente erlaubt, wie von gescannten Papierdokumenten, Bilddateien oder PDF-Dateien. Die OCR Texterkennung verwandelt die Dateien dann in bearbeitbare und durchsuchbare Daten.

Der Mechanismus hinter OCR Texterkennung besteht aus drei Grunderkennungsprinzipien: Einheit, Zweckmäßigkeit und Anpassungsfähigkeit. Auf diesen Kernprinzipien bestehen die meisten heute angebotenen Programme, welche zur Scanner Texterkennung verwendet werden können.


2. Welche Vorteile bietet Ihnen OCR?

Die Vorteile überschlagen sich bei der Texterkennung mittels OCR. Im Grunde müssen Sie keine fünf Minuten in Anspruch nehmen, bis Sie einen Text erkannt haben. Hierbei ist es unwichtig, um welche Art von Text es sich handelt. Schon lange ist es nicht mehr so, dass OCR Texterkennung nur bei simplen Verträgen oder Dokumenten zum Einsatz kommt.

Besonders bei Rechnungen, einem Barcode oder anderen Bereichen ist es eine große Hilfe. Ein Highlight ist die Rechnungsverarbeitung, die durch OCR Texterkennung in wenigen Minuten abgeschlossen werden kann. Die Bedienung der modernen Programme ist ebenso einfach.

In der Regel werden Sie sich nach wenigen Minuten einfinden und direkt die vielen Funktionen nutzen können. Gerade, weil es viele Angebote auf den Markt gibt, welche vollkommen kostenfrei sind. Insofern sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern auch jede Menge Geld.


3. Wie geht die OCR Texterkennung vor?

Die OCR Texterkennung Funktionsweise ist einfach: Insgesamt sind fünf Schritte zur notwendig, damit Sie einen Text so in den Computer einlesen, damit Sie ihn bearbeiten können. Diese werden von jedem Programm verwendet, damit die Zeichen bestmöglich erkannt und später bearbeitete werden können.

Begonnen wird mit dem Einlesen der Seiten.


3.1. Seiten einlesen

Zunächst muss die Vorlage als Bilddatei in den Computer gelangen. Dies können Sie durch die einfache Möglichkeit des Scannens per Scanner oder Sie fotografieren den Text in guter Qualität ab. In beiden Fällen sparen Sie sich das Abtippen.


3.2. Seiten zerlegen

Nun benötigen Sie eine Software, welche es in Hülle und Fülle gibt. Die Funktionen der Freeware sind im Grunde gleich. Insofern wird die Seite in Einzelteile zerlegt. Mit einer sogenannten Layoutanalyse stellt die Erkennungsfunktion fest, an welcher Stelle es sich um Text handelt und wo Bilder oder andere Elemente, wie Grafiken, vorhanden sind.

Den erkannten Text unterteilt die Software automatisch in Absätze. Anschließend weiter in Sätze, Wörter und Zeichen. Ist die Layoutanalyse beendet, hat sie aus dem Dokument eine Sammlung von einzelnen Zeichen angelegt. Zudem merken sich die Programme, wo die einzelnen Sätze und Wörter stehen. Dadurch werden inhaltliche Zusammenhänge erkannt.


3.3. Zeichenerkennung

Der wohl wichtigste Punkt von der Erkennung ist die Zeichenerkennung. In diesem Schritt muss das Programm die vorher aufgeteilten Zeichen identifizieren. Das bedeutet, das Programm muss feststellen, ob dort wirklich ein „B“ steht und nicht eine „8“.

Sollte hier ein minderwertiges oder schlechtes Programm verwendet worden sein, kann das gesamte Ergebnis darunter leiden. Um eine fehlerfreie Analyse zu gewährleisten, kombinieren die Programme diverse Verfahren miteinander.

Diese lassen sich grob in zwei Bereiche unterteilen: Mustererkennung (Pattern Matching) und Merkmalserkennung (Feature Matching).


3.4. Text zusammenfügen

Wurde die Erkennungsprozedur beendet, wendet sich das Programm wieder dem gesamten Dokument zu. In dem Programm ist ein Wörterbuch eingebaut, welches nun verwendet wird, um aus einzelnen Zeichen Wörter und anschließend Sätze zu bilden.

Danach folgen die Absätze, bis der gesamte Text ermittelt wird. Eine große Hilfe in diesem Bereich ist die vorher durchgeführte Layoutanalyse, damit der Text schneller zusammengesetzt werden kann. Zudem versuchen die Programme mit speziellen Verfahren die Grammatik zu berücksichtigen, damit am Ende auch sinnvolle Sätze entstehen.


3.5. Text speichern

Ist das Texterkennungsprogramm abgeschlossen, können Sie Ihre Vorlage als Datei speichern. In der Regel haben diese das Kürzel „.txt“ oder „.rtf“. Später können Sie den Text in Word oder als PDF-Datei öffnen. Selbstverständlich ist es nun machbar, dass Sie den Text bearbeiten und nach Ihren Wünschen formen können.

Immer an neuen Toner denken


4. Ist OCR - Freeware die richtige Wahl?Epson Document Capture Suite

Auf den Markt gibt es aktuell kostenlose Programme zur Texterkennung sowie Angebote von großen Herstellern, welche Geld für Ihre OCR Texterkennung verlangen. Jedoch ist es nicht notwendig, dass Sie zur Dokumentenerfassung immer viel Geld ausgeben. Sie können auch eine OCR Texterkennungs-Freeware verwenden, welche wirklich gut ist. Sie sollten sich natürlich darüber im Klaren sein, dass die OCR Texterkennung Freeware nicht mehr kann, als einfach einen Text bei gescannten Papierdokumenten zu erkennen.

Dennoch reicht das vollkommen aus, wenn Sie hohen Bedarf an diesem Vorgang haben. Im Grunde gibt es viele unterschiedliche Angebote von kostenlosen Texterkennung-Programmen, wobei Sie entscheiden sollten, welches es werden soll. Der Aufbau und der Ablauf sind ähnlich, damit Sie sich nicht immer wieder neu eingewöhnen müssen.

Testen Sie einfach einmal OCR-Freeware aus und Sie werden sehen, dass Sie kein Geld für ein teures Programm investieren müssen.

An dieser Stelle wollen wir Ihnen auch noch die Document Capture Suite mit OCR-Texterkennung von Epson erwähnen.
Informationen dazu finden Sie im TonerPartner - Blogbeitrag Die Epson Document Capture Suite erleichtert das Dokumenten-Management.


4.1. FreeOCR – Einer der vielen Anbieter

Zwangsläufig werden Sie auf FreeOCR treffen, wenn Sie nach einer Texterkennungssoftware suchen. Dieses Programm nimmt einer der größten Teile ein und begeistert Menschen auf der ganzen Welt. Das liegt vor allem daran, dass FreeOCR recht simpel ist.

Beim Start des Programms müssen Sie lediglich einige Icons betätigen sowie zwei Fenster durchschreiten, damit Ihr Text erkannt wird. Bei FreeOCR haben Sie die Möglichkeit sowohl eine Grafikdatei als auch ein PDF zu laden, je nachdem worunter Sie Ihren Scan gespeichert haben. Beide Arten werden auf der linken Seite des Programms dargestellt. Nun das rechte Fenster mit einem Klick auf das „X“ leeren und den Erkennungsprozess starten.

Das Menü bietet Nutzern entweder nur die aktuelle oder alle Seiten eines Dokuments in einem Rutsch zu bearbeiten. Nun nur noch auf „Weiter“ klicken, wenn Sie alle Ihre Optionen und Einstellungen eingegeben haben. Damit ist die Konvertierung abgeschlossen und Ihre simple Grafik wurde in einem zu bearbeitenden Text umgewandelt.

Hilfreich ist die Funktion „Postprocessing“. Bei dieser Funktion können häufige Fehler behoben, wie das aus „VV“ ein „W“ wird.

Hier finden Sie dieses feine Stück Freeware zum Test: FreeOCR


4.2. FineReader OCR – Ein weiterer Anbieter

Wohl einer der weitest entwickelten und damit fortschrittlichsten Systemen ist FineReader. Gerne trägt das Programm auch den Namen ABBYY FineReader OCR, wobei er bei den Kunden einfach unter dem Kürzel FineReader bekannt ist. Das Programm zielt auf die Imitation der Erkennung von Objekten, wie es auch in der Natur oder bei Tieren der Fall ist.

Auch bei ABBYY kommen die drei Prinzipien zum Einsatz: Einheit, Zweckmäßigkeit und Anpassungsfähigkeit. Das Prinzip der Einheit besagt, dass das beobachte Objekt immer aus vielen miteinander verbundenen Teilen besteht, welches anschließend als „Ganzes“ betrachtet wird. Das Prinzip der Zweckmäßigkeit setzt hingegen voraus, dass die Interpretation von Daten immer einen bestimmten Zweck dienen muss. Als letzten setzt FineReader auf Anpassungsfähigkeit, was bedeutet, dass das Programm fähig sein muss, zu lernen.

Somit erkennen Sie schnell, wo die Vorteile von einer OCR Applikation liegen, die mit dem IPA-Prinzip arbeitet. Es wird eine äußerst flexible und intelligente Erkennungsmethode angewendet, welche der menschlichen Art nahe kommt, Objekte zu erkennen.

Hier können Sie sich von der Leistungsfähigkeit dieser Software überzeugen: ABBYY FineReader OCR


5. Wie wird eine OCR Software verwendet?

Die Nutzung von einer OCR-Txtsoftware ist im Grunde ein Kinderspiel und benötigt kein besonders Fingerspitzengefühl. Auch Neulinge auf diesem Gebiet werden schnell hinter die Tricks und Kniffe kommen, damit Sie Formulare, Rechnungen, Verträge und mehr umwandeln können, um diese zu bearbeiten zu können.

Besonders die Rechnungsverarbeitung wird durch OCR Texterkennung zu einem leichten, da Sie diese Daten nicht mehr per Hand eintippen müssen. Doch auch ein Barcode oder ganz andere Dokumente werden mit der OCR Texterkennung schnell erkannt und erstellt.


5.1. Schritt-für-Schritt-Anleitung: OCR Texterkennung verwenden


In der Regel durchläuft ein Programm zur OCR Texterkennung drei Stufen: Öffnen, Erkennen und Export.

  • Zunächst öffnen Sie Ihre Datei oder Scannen das Dokument ein.

  • Die meisten Programme haben eine Funktion, welche Ihnen es direkt erlaubt, das gescannte Dokument zu öffnen.

  • Somit umgehen Sie den Zwischenschritt des Speicherns.

  • Haben Sie das Dokument geöffnet, müssen Sie nur die OCR Texterkennung starten.

  • Bei jedem Programm ist sie etwas anders angeordnet, doch im Grunde recht ähnlich.

  • Wichtig ist, dass Sie die OCR Texterkennung Ihren persönlichen Wünschen anpassen.

  • Das bedeutet, ist es ein Dokument in Englisch, wählen Sie auch die Sprache Englisch aus.

  • Ansonsten kann es bei der Texterkennung zu Problemen kommen.

  • Lassen Sie nun die OCR Texterkennung durch die einzelnen Wortebenen arbeiten.

  • Je nach Größe des Dokuments kann es einige Minuten dauern.

  • Das Programm wird Ihnen anzeigen, wann es mit der Erkennung fertig ist.

  • Überprüfen Sie Ihr Dokument und beachten Sie, dass alle Wörter richtig geschrieben und erkannt wurden.

  • Gerade bei ungewöhnlichen Schriftarten kann es zu Problemen kommen.

  • Sind Sie mit dem Text zufrieden, müssen Sie diesen nur noch Speichern, sozusagen in eine Zwischenablage legen.

  • Sie können verschiedene Formate auswählen, wie DOC, RTF, XLS, HTML, TXT oder PDF.

Nach dem Speichern steht es Ihnen nun frei, dass Sie den Text in anderen Anwendungen öffnen.
Praktisch sind dafür Office-Applikatonen wie Microsoft Word, Excel oder Adobe Acrobat.


6. Das Fazit - OCR erleichtert die Arbeit

OCR Software - DokumentenablageSie müssen nicht mehr bis tief in die Nacht arbeiten, wenn Sie ein Dokument digitalisieren möchten. Nutzen Sie einfach die OCR Texterkennung und schon kann der Vorgang in wenigen Minuten abgeschlossen sein. Praktisch ist, dass Sie nicht viel Geld für Ihre Software ausgeben müssen.

Sie können einfach eine OCR Textfreeware nutzen, welche Sie aus dem Internet herunterladen. Sofort kann der Prozess der Texterkennung starten, ohne dass Sie Zeit oder Geld verloren haben. Somit bietet OCR Texterkennung nur Vorteile, welche Sie in Anspruch nehmen sollten.


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